Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
MeFo – Messe und Forschung GmbH
Josef-Orlop-Straße 54, 10365 Berlin
E-Mail: info@zenvira.org
Website: https://www.zenvira.org
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch etc.) können Sie sich jederzeit an uns unter info@zenvira.org wenden.
Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht. 


2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um
- die Anmeldung, Organisation und Durchführung von Kongressen, Konferenzen, Ausstellungen, Workshops und anderen Geschäftsveranstaltungen zu ermöglichen,
- Verträge über Teilnahmen, Sponsoring, Partnerschaften oder Kommunikationsleistungen zu erfüllen,
- gesetzliche Pflichten zu erfüllen (z. B. steuerrechtliche Nachweispflichten),
- den Kontakt zu Teilnehmenden, Ausstellern und Partnern zu pflegen,
- sowie Informationen und Einladungen zu Folgeveranstaltungen zu versenden.
Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Information und Kommunikation mit Geschäftspartnern).
Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist eine Teilnahme an unseren Veranstaltungen in der Regel nicht möglich.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nach Veranstaltung können folgende Daten verarbeitet werden:
- Kontaktdaten: Name, Titel, Position, Institution, Adresse, E-Mail, Telefon;
- Teilnahmedaten: Veranstaltungsbuchungen, Zahlungsinformationen, Rechnungsanschrift;
- Kommunikationsdaten: Korrespondenz, Anfragen, Newsletter-Abonnements;
- Medienmaterial: Fotos, Video- und Audioaufnahmen im Rahmen der Veranstaltung (einschließlich Mitschnitt von Vorträgen und Podiumsdiskussionen);
- Technische Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel, Cookies (siehe Abschnitt 9 dieser Datenschutzerklärung).

4. Herkunft der Daten

Daten werden bei der Anmeldung auf zenvira.org oder über autorisierte Partner erhoben, die im Auftrag des Veranstalters handeln.
Zusätzlich können öffentlich zugängliche Quellen (z. B. Unternehmenswebsites, berufliche Netzwerke) genutzt werden, soweit dies für legitime geschäftliche Zwecke erforderlich ist.

5. Weitergabe an Dritte

Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, insbesondere an:
– Veranstaltungspartner (z. B. Locations, Technik-, Sicherheits- oder Cateringdienstleister),
– Druck- und Medienpartner im Rahmen von Teilnehmer- oder Sponsorenverzeichnissen,
– autorisierte Vertriebspartner (Agenturen), die im Auftrag des Veranstalters Anmeldungen abwickeln. 
Eine weitergehende Weitergabe, insbesondere zu Werbezwecken Dritter, erfolgt nicht. 
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet für Veranstaltungen, die innerhalb der EU oder des EWR stattfinden, nicht statt.
Bei Veranstaltungen außerhalb dieses Geltungsbereichs kann eine Übermittlung personenbezogener Daten an lokale Partner oder Dienstleister erforderlich sein.
In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und, soweit möglich, auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission).

6. Foto-, Video- und Tonaufnahmen

Während der Veranstaltungen werden Foto-, Video- und Tonaufnahmen angefertigt. Diese dienen der Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit und Bewerbung künftiger Veranstaltungen.
Teilnehmende erklären sich ausdrücklich damit einverstanden, dass ihre Person, ihr Name, Funktion und Institution sowie ihre Vorträge, Diskussionsbeiträge oder Präsentationen im Rahmen solcher Aufnahmen erfasst und vom Veranstalter veröffentlicht werden dürfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Veranstalters).
Ein Widerspruch kann jederzeit für die Zukunft erklärt werden, soweit keine überwiegenden berechtigten Interessen des Veranstalters entgegenstehen.                                                                                                                                                                           Bei virtuellen Veranstaltungen gilt dies auch für digitale Bild- oder Tonaufnahmen im Rahmen von Videokonferenzen oder Livestreams.

7. Zusendung von Informationen und Einladungen

Teilnehmende, Sponsoren und Partner erklären sich einverstanden, dass der Veranstalter sie künftig per Post oder E-Mail über ähnliche oder thematisch verwandte Veranstaltungen informiert.
Diese Zusendung erfolgt auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Ein Widerspruch ist jederzeit formlos möglich – z. B. per E-Mail an info@zenvira.org.
Nach Eingang des Widerspruchs werden keine weiteren Einladungen mehr versandt.

8. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre) werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
Foto-, Video- und Tonmaterial kann zeitlich unbegrenzt archiviert werden, sofern ein berechtigtes Interesse an Dokumentation besteht.

9. Nutzung der Website / Cookies / Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website zenvira.org werden automatisch technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Uhrzeit des Zugriffs) erhoben.
Diese Informationen werden ausschließlich zu technischen und sicherheitsrelevanten Zwecken verarbeitet und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. 
Die Website verwendet in erster Linie technisch notwendige Cookies, die für die Grundfunktionen der Seite erforderlich sind (z. B. Spracheinstellungen, Formularübertragung).
Darüber hinaus können durch die Einbindung externer Dienste (z. B. Google Maps, eingebettete Videos, Hosting- oder Analysekomponenten von STRATO oder anderen Anbietern) weitere Cookies gesetzt werden.
Diese Cookies und Datenerhebungen liegen außerhalb des Einflussbereichs von MeFo – Messe und Forschung GmbH.
MeFo – Messe und Forschung GmbH erhält keine Kenntnis und keinen Zugriff auf die dabei verarbeiteten Daten und übernimmt hierfür keine Verantwortung.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Datenschutzerklärungen dieser Drittanbieter sowie Abschnitt 10 „Hinweis zu Statistikdiensten“ dieser Datenschutzerklärung.

10. Hinweis zu Statistikdiensten

Zur Verbesserung unseres Online-Angebots kann der Veranstalter anonyme Statistik- und Hosting-Dienste einsetzen (z. B. Server-Statistiken des Hosting-Anbieters STRATO oder datenschutzkonforme Webanalyse-Tools).
Dabei werden ausschließlich aggregierte, nicht personenbezogene Daten ausgewertet, etwa Seitenaufrufe, Verweildauer oder verwendete Endgeräte.
Es erfolgt keine Erstellung personenbezogener Nutzerprofile und keine Weitergabe dieser Informationen durch MeFo – Messe und Forschung GmbH. 
Darüber hinaus können eingebundene Dienste Dritter (z. B. Google Maps, YouTube, Social-Media-Plug-ins oder Hosting-Partner) eigene Auswertungen und Datenerhebungen durchführen.
MeFo – Messe und Forschung GmbH hat keinen Einfluss auf Art, Umfang und Zweck dieser Verarbeitung und übernimmt hierfür keine Haftung oder Verantwortung.
Rechtsgrundlage für die Nutzung solcher technisch eingebundenen Dienste ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der nutzerfreundlichen und sicheren Darstellung der Website).

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitung aus berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO).
Zur Wahrnehmung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: info@zenvira.org

12. Datensicherheit

Der Veranstalter trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Alle Datenübertragungen über die Website erfolgen SSL-verschlüsselt.

13. Aktualität und Änderung dieser Erklärung

MeFo – Messe und Forschung GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an gesetzliche, organisatorische oder technische Änderungen anzupassen. 
Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit unter https://www.zenvira.org/datenschutz
Diese Datenschutzerklärung gilt in der jeweils aktuellen Fassung, erkennbar am Stand-Datum am Seitenende.

Stand: 15.10.2025