Allgemeine Teilnahme- und Geschäftsbedingungen (ATGB)
für Kongresse, Konferenzen, Ausstellungen, Sponsoring und Kommunikationsleistungen
von MeFo – Messe und Forschung GmbH (im Folgenden „Veranstalter“)
Stand: 15.10.2025
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgrundlagen
1. Diese Bedingungen gelten für sämtliche Leistungen des Veranstalters im Zusammenhang mit Kongressen, Konferenzen, Ausstellungen, Workshops, Sponsoring- und Kommunikationsprojekten (nachfolgend gemeinsam „Veranstaltungen“).
2. Sie regeln insbesondere:
– Teilnahme (individuell oder kollektiv),
– Sponsoring- und Partnerschaftsleistungen,
– Ausstellungsbeteiligungen,
– Anzeigen-, Werbe- und Kommunikationsleistungen in Print- und Online-Medien des Veranstalters.
3. Der Vertrag kommt zustande
a) durch individuell unterzeichneten Vertrag,
b) durch Zahlung einer Rechnung, die auf Grundlage dieser ATGB ausgestellt ist, oder
c) über die Online-Registrierung auf der Website zenvira.org oder die entsprechende Registrierungsseite eines autorisierten Partners (Agenten), der im Auftrag des Veranstalters handelt.
4. Mit der Online-Registrierung auf zenvira.org oder bei einem autorisierten Partner erkennt der Teilnehmende diese ATGB an.
5. Individuelle Vereinbarungen gehen diesen Bedingungen vor; ergänzend gelten Exposés, Leistungsbeschreibungen und technische Richtlinien in ihrer jeweils gültigen Fassung.
§ 2 Anmeldung, Vertragsschluss, Teilnehmerkreis
1. Eine Anmeldung kann direkt beim Veranstalter oder über einen autorisierten Partner erfolgen. Jede Anmeldung gilt als verbindliches Vertragsangebot.
2. Der Vertrag gilt als geschlossen, sobald die Bestätigung durch den Veranstalter oder seinen Partner erfolgt oder die Teilnahmegebühr bezahlt wurde.
3. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen, insbesondere bei Kapazitätsbeschränkungen oder thematischer Ungeeignetheit.
4. Bei Kollektivanmeldungen haftet der anmeldende Vertreter gesamtschuldnerisch für alle gemeldeten Personen. Teilnehmerlisten sind fristgerecht einzureichen.
5. Ersatzteilnehmende können bis zum Veranstaltungsbeginn benannt werden, sofern Akkreditierungs- oder Sicherheitsauflagen dem nicht entgegenstehen.
§ 3 Leistungen, Programmänderungen, Veranstaltungsort
1. Inhalt, Umfang und Preis der Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, Exposé oder der Website des Veranstalters.
2. Der Veranstalter darf zumutbare Änderungen vornehmen (z. B. Austausch von Referent:innen, Anpassung des Programms, Wechsel auf einen gleichwertigen Veranstaltungsort oder -termin), sofern der Gesamtcharakter der Veranstaltung gewahrt bleibt.
3. Schadensersatzansprüche aus Änderungen oder Verschiebungen sind ausgeschlossen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Veranstalters vorliegen.
§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen
1. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb der in der Rechnung genannten Frist zu begleichen.
3. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§§ 286 ff. BGB).
4. Abweichende Rechnungsanschriften sind bei Anmeldung mitzuteilen.
5. Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrechte bestehen nur bei rechtskräftig festgestellten oder vom Veranstalter anerkannten Gegenforderungen.
§ 5 Rücktritt, Stornierung, Umbuchung
1. Eine Stornierung bedarf der Textform (E-Mail ausreichend) und ist erst wirksam, wenn sie dem Veranstalter zugegangen ist.
2. Bei Rücktritt durch den Teilnehmenden gelten folgende Regelungen:
– bis 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 50 % der Teilnahmegebühr als Stornopauschale,
– danach oder bei Nichtteilnahme (No-Show): 100 % der vereinbarten Gebühr.
3. Vergünstigte Tarife (z. B. Early-Bird, Kombipakete) sind nicht stornierbar.
4. Ersatzteilnehmende können jederzeit benannt werden.
5. Der Nachweis eines geringeren Schadens bleibt vorbehalten.
§ 6 Sponsoring und Partnerschaften
Inhalt und Gegenleistungen ergeben sich aus dem individuellen Angebot oder der Sponsoring-Vereinbarung. Eine ordentliche Kündigung nach Vertragsschluss ist ausgeschlossen; das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
§ 7 Ausstellungsbeteiligungen
1. Die Zuteilung der Standflächen erfolgt nach thematischem Konzept und räumlichen Möglichkeiten. Änderungen von Lage, Größe oder Zuschnitt bleiben vorbehalten, sofern für den Aussteller zumutbar.
2. Es gelten das Hausrecht des Veranstaltungsortes sowie alle sicherheits- und brandschutzrechtlichen Vorgaben.
3. Termine und Vorgaben des Veranstalters sind verbindlich. Stände müssen während der Öffnungszeiten personell besetzt sein. Politische, ideologische oder weltanschauliche Werbung ist untersagt.
4. Eine gemeinsame Nutzung mit anderen Unternehmen bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Veranstalters.
5. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Verlust oder Beschädigung der Ausstellungsgüter, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Eine entsprechende Versicherung ist Sache des Ausstellers.
6. Bei unzumutbarer Änderung der Zuteilung kann der Aussteller innerhalb von sieben Tagen nach Mitteilung schriftlich zurücktreten.
§ 8 Werbung und Kommunikationsleistungen
1. Der Begriff „Werbung“ umfasst alle Leistungen im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Firmenporträts, Anzeigen, Logos, Markenplatzierungen, Medienkooperationen, Online-Bannern, Programmbeiträgen, Kongressbroschüren, digitalen Katalogen und sonstigen Kommunikationsformaten des Veranstalters.
2. Der Auftraggeber verpflichtet sich, sämtliche für die Veröffentlichung erforderlichen Materialien (Texte, Logos, Bilder, Daten) fristgerecht und technisch einwandfrei zur Verfügung zu stellen.
3. Der Auftraggeber garantiert, dass die bereitgestellten Inhalte frei von Rechten Dritter sind und keine gesetzlichen oder wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen verletzen.
4. Der Veranstalter ist berechtigt, Aufträge oder Inhalte abzulehnen, wenn diese gegen Gesetze, Rechte Dritter oder die guten Sitten verstoßen.
5. Für verspätete oder ungeeignete Daten kann der Veranstalter bis zu 60 % des vereinbarten Preises als Schadenspauschale berechnen.
6. Probeabzüge gelten als genehmigt, wenn innerhalb von 24 Stunden keine Korrektur erfolgt.
7. Bei fehlerhaftem Abdruck besteht Anspruch auf Zahlungsminderung oder Ersatzveröffentlichung.
8. Der Veranstalter darf Printanzeigen zusätzlich online veröffentlichen, ohne dass hieraus ein zusätzlicher Vergütungsanspruch entsteht.
§ 9 Höhere Gewalt und behördliche Auflagen
Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Veranstalters (z. B. höhere Gewalt, behördliche Anordnungen, Sicherheitsrisiken, Ausfall kritischer Infrastruktur, Streik, Naturereignisse) berechtigen den Veranstalter, die Veranstaltung zeitlich oder örtlich zu verlegen, das Format anzupassen oder abzusagen. In diesen Fällen besteht kein Anspruch auf Schadensersatz oder Rückerstattung gezahlter Entgelte.
§ 10 Medien-, Marken- und Nutzungsrechte
1. Teilnehmende, Sponsoren, Aussteller und Werbekunden gewährleisten, dass alle übermittelten Inhalte (Texte, Logos, Fotos, Videos, Marken) frei von Rechten Dritter sind.
2. Der Veranstalter ist berechtigt, während der Veranstaltung angefertigte Foto-, Video- und Tonaufnahmen zur Dokumentation, Pressearbeit und Eigenwerbung in Print-, Online- und Social-Media-Formaten zu verwenden.
3. Das Einverständnis der Teilnehmenden umfasst ausdrücklich auch die Video- oder Audioaufzeichnung eigener Beiträge, Vorträge oder Diskussionsbeiträge sowie deren Speicherung, Bearbeitung, Archivierung und öffentliche Wiedergabe durch den Veranstalter. Der Veranstalter darf diese Aufnahmen im Rahmen der Veranstaltungs- oder Unternehmenskommunikation verwenden und dabei Namen, Funktion und Institution der auftretenden Personen anführen.
4. Dieses Einverständnis gilt zeitlich und räumlich unbeschränkt. Ein Anspruch auf Vergütung besteht nicht.
5. Ein Widerruf dieses Einverständnisses ist für die Zukunft jederzeit möglich, soweit keine überwiegenden berechtigten Interessen des Veranstalters entgegenstehen.
§ 11 Haftung
Der Veranstalter haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit; bei einfacher Fahrlässigkeit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden.
§ 12 Datenschutz
1. Der Veranstalter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Vertragsabwicklung und Organisation der Veranstaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
2. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung erforderlich ist.
3. Der Teilnehmende erklärt sich einverstanden, dass der Veranstalter ihm zukünftig Einladungen zu ähnlichen oder thematisch verwandten Veranstaltungen per Post oder E-Mail zusendet. Der Teilnehmende kann dieser Nutzung seiner Daten jederzeit schriftlich widersprechen (E-Mail genügt).
4. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung unter https://www.zenvira.org/datenschutz
§ 13 Hausrecht und Ausschluss
Der Veranstalter ist berechtigt, Personen bei groben Verstößen gegen Sicherheits- oder Hausordnungen von der Veranstaltung auszuschließen; Ansprüche hieraus bestehen nicht.
§ 14 Schlussbestimmungen
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Berlin.
Berlin, den 15. Oktober 2025
(MeFo – Messe und Forschung GmbH)